Il principale vantaggio della Business Intelligence risiede nel miglioramento delle performance aziendali intese nel loro senso più ampio, ossia comprensive di un incremento di valore verso clienti e utenti.
Lo schema seguente riassume i benefici provenienti da un sistema di Business Intelligence solido e strutturato, che oltre a svolgere la funzione principale di raccoglitore per dati provenienti da svariate fonti diverse, attua analisi puntuali sullo stato del business nel passato e nel momento presente.
In funzione dei risultati delle analisi e dello studio dei report, l’azienda potrà formulare soluzioni strategiche e migliorare le operazioni di pianificazione aziendale.
Cambiando leggermente la prospettiva di analisi è possibile evidenziare cosa rende un sistema di Business Intelligence necessario e quali complicazioni si creerebbero nel caso della sua mancata realizzazione.
Esaminiamo il problema secondo tre importanti punti di vista:
- Il reperimento dei dati
- La conoscenza dei dati e la loro documentazione
- La costruzione di report
Sommario
IL REPERIMENTO DEI DATI NELLA BUSINESS INTELLIGENCE
I dati in azienda sono archiviati in numerose basi dati implementate con tecnologie e software diversi, come per esempio SQL Server, Oracle, mainframe, MySQL, Access.
Tutto ciò rende l’operazione di interrogazione piuttosto complessa in quanto essa richiede, oltre a credenziali di accesso per ciascun sistema, anche conoscenza della specifica tecnologia e del disegno di ognuna delle basi dati. In alcuni casi, poi, i Big Data sono frammentati e sparsi su centinaia di fogli di calcolo, rendendo veramente arduo il compito di chi deve costruire analisi e report basati su di essi.
L’esistenza di più basi dati crea un ulteriore problema di analisi, legato alla possibile ridondanza dei Big Data (ad esempio, ogni applicativo ha un suo database e una sua anagrafica clienti/fornitori/prodotti/ … . Tali anagrafiche potrebbero contenere gli stessi clienti/fornitori/prodotti, ma con piccole differenze, imprecisioni o omissioni).
Aggiungiamo poi che le basi dati, su cui si appoggiano i software gestionali tipici delle attività operative aziendali, sono disegnate in modo da favorire l’inserimento e le modifiche dei dati, ma non le operazioni di interrogazione, aggregazione dei dati e ricerca. In questo senso, quindi, ottenere sia una panoramica sia un’analisi approfondita e coerente dei Big Data aziendali potrebbe non rivelarsi un’operazione semplice senza il supporto di adeguate soluzioni.
LA CONOSCENZA DEI DATI E LA LORO DOCUMENTAZIONE
Molto spesso accade che la conoscenza dei dati sia frammentata e suddivisa su più persone che hanno una scarsa interazione tra di loro.
La situazione appena descritta può causare problemi di interpretazione dei dati e può portare alla creazione di report inconsistenti, il cui utilizzo da parte del management può dar luogo a decisioni non ottimali e dunque inficiare la pianificazione aziendale e gli obiettivi da raggiungere.
Il problema potrebbe essere risolto attraverso la documentazione delle basi dati, che, in moti casi, è assente, insufficiente o non aggiornata.
La conoscenza e la documentazione dei dati sono aspetti fondamentali della Business Intelligence:
la comprensione dei dati ed il loro profiling sono condizioni necessarie per la costruzione del Data Warehouse.
La documentazione delle informazioni e della “filiera” che le ha prodotte è importante al fine di un loro corretto utilizzo e di report comprensibili, interpretabili e funzionali.
LA COSTRUZIONE DI REPORT NELLA BUSINESS INTELLIGENCE
Il punto di partenza per la costruzione di un report è rappresentato dal processo di reperimento dei dati e dalla loro conoscenza. In assenza di un sistema di Business Intelligence ci si trova a realizzare analisi su basi dati con le seguenti peculiarità:
- Frammentazione
- Incompletezza
- Mancanza di validazione
- Mancanza di documentazione
- Disegno orientato alle attività operative
Tali aspetti rendono la costruzione dei report complicata, costosa in termini di tempo e, talvolta, addirittura impossibile.
Le operazioni di analytics più dispendiose sono rappresentate dall’identificazione preliminare dei dati da utilizzare, dalla loro pulizia e uniformazione, azioni che devono essere ripetute non solo ogni qual volta occorra implementare un nuovo report, ma anche quando sono apportati cambiamenti alle basi dati sorgente.
A causa dei problemi appena descritti, in azienda è facile riscontrare il malumore di chi, dovendo prendere decisioni o dedicarsi a particolari azioni di pianificazione aziendale, trova difficoltoso ottenere i dati necessari a supportarle.
Le lamentele relative alla costruzione di report più ricorrenti riguardano:
- I problemi di accesso alle basi dati, che pur contenendo molti dati, non li rendono disponibili agli utenti finali
- La complessità a reperire solo i dati utili: troppi dati di dettaglio non servono al management!
sfiducia nelle fonti dati operazionali, che possono contenere inesattezze - L’estrema difficoltà ad analizzare i dati secondo prospettive diverse: il management vuol essere in grado di aggregare e manipolare i dati in ogni modo possibile, ma ciò che hanno a disposizione sono solo report statici, preparati per rispondere ad una specifica esigenza analitica
I BENEFICI ECONOMICI DELLA BUSINESS INTELLIGENCE
Per Business Intelligence si intende l’insieme di processi e soluzioni aziendali finalizzate alla raccolta di dati provenienti da svariate fonti differenti, e alle necessarie operazioni di analytics, così come le tecnologie e i software utilizzati per realizzare questi processi e le informazioni ottenute in funzione di essi. I report generati dal sistema di Business Intelligence offriranno le necessarie panoramiche e tutte le informazioni essenziali a una corretta pianificazione strategica delle attività.
La realizzazione della Business Intelligence in azienda porta dunque ad un aumento delle performance aziendali generando vantaggi economici in termini sia di riduzione o eliminazione di alcuni costi, sia di incremento dei ricavi.
Alcuni dei benefici economici, facilmente misurabili, sono:
Categoria
Incremento ricavi
Diminuzione Costi
Incremento degli utili
Identificazione dei clienti più redditizi.
Identificazione di opportunità di cross-selling.
Ottimizzazione politiche di prezzo.
Maggiori ricavi.
Visione chiara dei centri di costo.
Riduzione costi operativi
Acquisizione clienti e customer retention
Miglioramento dei livelli di servizio.
Miglioramento delle vendite grazia alla possibilità di fornire informazioni accurate e tempestive.
Riduzione sforzi di marketing.
Riduzione costi dovuti a correzione di errori, risoluzione di problemi e non soddisfazione del cliente.
Efficienza operativa
Miglior visione dell’intero processo, dall’ordine all’incasso.
Accelerazione dei cash-flow
Identificazione dei colli di bottiglia.
Ottimizzazione dei processi produttivi
Ottimizzazione del magazzino.
Riallocazione risorse lavorative.
Produttività degli utenti della BI
Maggior tempo disponibile da dedicare a clienti e iniziative di crescita.
Accesso più veloce alle informazioni e quindi riduzione dei tempi dedicati alle analisi.
Migliore qualità dei dati, che riduce la possibilità di errore e il tempo dedicato alla pulizia.
Meno esperti di Excel per manipolare i dati.
Meno database (Access, Excel,…) e meno report da manutenere.
Produttività dei sitemi informativi
Possibilità di offrire la reportistica come servizio aggiuntivo ai clienti.
Riallocazione del personale su progetti strategici.
Possibilità di offrire la reportistica come servizio aggiuntivo ai clienti.
Riallocazione del personale su progetti strategici.
Accanto ai benefici descritti sopra, ne esistono altri difficilmente misurabili, che sono detti “benefici intangibili” e che comunque contribuiscono al miglioramento delle performance aziendali. Ecco alcuni benefici intangibili della Business Intelligence:
- Miglior servizio clienti
- Miglioramento nelle relazioni pubbliche
- Miglioramento della percezione dell’azienda da parte di clienti, azionisti e pubblico in generale.
- Aumento dell’efficacia competitiva
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