La Robotic Process Automation o RPA, letteralmente “Automazione robotica dei processi” rappresenta una delle più avanzate tecnologie nell’ambito dell’informatica, delle comunicazioni e dell’ingegneria meccanica. Si tratta di una combinazione di hardware e software utilizzata dalle aziende per l’automazione di processi e compiti ripetitivi, che non necessitano della mano dell’uomo per essere portati a termine. Sebbene il termine evochi l’immagine di robot androidi che, passeggiando per l’ufficio, portano a termine le varie attività della giornata, nella stragrande maggioranza dei casi i sistemi di RPA altro non sono che software adibiti ad automatizzare processi con regole precise. In questo senso, un software in grado di automatizzare il trasferimento di dati verso gestionali come gli Enterprise Resource Planning (ERP) e Customer Relationship Management (CRM) può essere considerato un esempio di RPA.
In pratica, un RPA lavora direttamente dall’interfaccia dell’utente, simulando le azioni di un essere umano, inclusi i vari login e logout, i copia e incolla dei dati, l’aggiunta di allegati alle email e la compilazione di form e moduli. Tuttavia, a differenza delle semplici macro o applicazioni simili, i software RPA mostrano miglioramenti sostanziali in termini di autonomia. Se una macro segue uno schema predeterminato, con comandi fissi che la porteranno inevitabilmente ad arrestarsi qualora incontri un errore o una necessità inattesa, i software RPA sono in grado di imparare nel corso del tempo e di rispondere in modo intuitivo a possibili variazioni dei loro compiti. In più, gli RPA sono in grado di interagire con più sistemi contemporaneamente, andando a riempire il vuoto creato dalla mancata integrazione di questi sistemi (un vuoto che altrimenti dovrebbe essere colmato da azioni più o meno ripetitive compiute da esseri umani).
Secondo un report del McKinsey Global Institute[1], circa metà delle attività lavorative attualmente eseguite dall’uomo potranno essere automatizzate entro il 2055. Se fino a pochi anni fa l’automazione di processi aziendali consisteva nello spacchettare un compito in vari pezzetti, ciascuno eseguito da script con comandi ‘if-then’, che non permettevano errori, ora con l’avvento dell’Intelligenza Artificiale si aprono nuovi scenari. Grazie all’AI i software potranno essere in grado di gestire casistiche nuove, anomalie ed errori, prendendo decisioni in maniera autonoma, secondo le necessità del momento. In questo contesto, i software di RPA nascondono un enorme potenziale e sono destinati a migliorare sensibilmente negli anni a venire.
I benefici della Robotic Process Automation (RPA):
Ecco alcuni dei possibili benefici derivanti dall’introduzione di questi sistemi:
- Maggiore precisione: un software automatico è molto più preciso nell’eseguire mansioni ripetitive rispetto ad un essere umano: non potrà infatti compiere errori di distrazione o refusi. Questo vale per moltissimi processi: dal trasferimento di dati alla compilazione automatica di moduli e alla scrittura di documenti.
- Compliance: i sistemi automatizzati risultano migliori per la gestione della compliance, grazie alle istruzioni rigorose che è possibile impartirgli e alla loro capacità di tenere traccia di ogni passaggio eseguito.
- Disponibilità a tutti gli orari: è possibile programmare i bot affinché svolgano mansioni al di fuori dell’orario di lavoro, in questo modo si possono gestire particolari operazioni senza la necessità di impiegare personale.
- Aumento della produttività: i processi possono essere completati in minor tempo, senza necessitare di interventi manuali, aumentando significativamente la produttività dell’azienda. Inoltre, anche gran parte delle attività extra derivanti dagli errori commessi nei processi manuali viene eliminata grazie all’automatizzazione di quest’ultimi.
- Miglioramento della soddisfazione dei dipendenti: grazie all’automatizzazione dei compiti ripetitivi, i dipendenti possono occuparsi di attività più stimolanti e creative e dedicare più tempo a progetti ambiziosi in grado di incentivare la crescita dell’azienda nel lungo termine.
Che tipo di processi è possibile automatizzare con l’RPA?
I processi più adatti ad essere automatizzati con l’utilizzo di queste tecnologie presentano diverse caratteristiche comuni, ecco le più importanti:
- Impiego di procedure ripetitive
- Elevata suscettibilità ad errori umani
- Insieme di scelte possibili limitato
- Presenza di operazioni di data entry manuali
- Alto volume di informazioni da processare
Tipicamente, una consistente parte dei processi aziendali possiede tali caratteristiche, come ad esempio la gestione delle buste paga, delle fatture attive e passive e dell’inventario. Allo stesso modo, possono essere automatizzati anche processi relativi all’installazione ed aggiornamento di software, al caricamento dai dati nei gestionali ERP e CRM e all’integrazione tra sistemi diversi che non comunicano fra loro (ad esempio, i processi che richiedono un’integrazione tra il sito web e il gestionale ERP).
La Robotic Process Automation rappresenta quindi un possibile soluzione per migliorare l’efficienza dei processi all’interno dell’azienda. Tuttavia, essa non è l’unico approccio attraverso cui è possibile operare un’automatizzazione dei workflow. A seconda della natura specifica del processo che si intende automatizzare e del settore in cui l’impresa opera vi possono essere soluzioni migliori, come ad esempio la costruzione o l’acquisto di appositi strumenti che forniscano soluzioni ad-hoc o l’esternalizzazione del processo stesso. È quindi importante valutare ogni aspetto prima di intraprendere un investimento in queste tecnologie.
[1] McKinsey Global Institute (2017). “A Future that Works: Automation, Employment, and Productivity”
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